Der Ausschuss für Kultur und Tourismus des Rates der Stadt Meckenheim hatte in seiner Sitzung im Juni 2008 den folgenden Beschluss gefasst: „Die Verwaltung wird beauftragt, nach einer Bestandsaufnahme der Gegenstände und Sammlungen, die sich in privatem und öffentlichem Eigentum befinden, ein Konzept zu erarbeiten. Interessierte und fachkundige Bürgerinnen und Bürger sind aufgerufen mitzuarbeiten. Eine wissenschaftliche Begleitung ist gegebenenfalls anzudenken“. Aus einem öffentlichen Aufruf bildete sich dann der Arbeitskreis "Stadtmuseum".
Das Ergebnis des Arbeitskreises konnte nun durch drei Vertreter an Bürgermeister Bert Spilles offiziell übergeben werden. Heide Simms, Dr. Volker Boehm und Dr. Jörg Köpke sind mit einem Paket ins Meckenheimer Rathaus gekommen, um die Zeugnisse der Vergangenheit zu erhalten, zu pflegen und für die nächsten Generationen lebendig zu halten. Es sei bereits der dritte Anlauf bei der Verwaltung mit der Idee eines Museums vorstellig zu werden, so Boehm bei der Ansprache zur Übergabe des Konzeptes. Die drei Vertreter des Arbeitskreises strahlen Zuversicht und Optimimus aus. Boehm beschreibt den wiedererstarkten Museumsverein als kompetenten und starken Partner für die Verwaltung. Insgesamt sind mittlerweile 25 Mitglieder im Museumsverein aktiv. Gleichzeitig lobte und dankte er den Mitarbeitern der Verwaltung für die schnelle, kooperative und kompetente Zusammenarbeit.
Den Dank gab Meckenheims Bürgermeister Bert Spilles zurück an die Teilnehmer des Arbeitskreises für das große Engagement, das hier ehrenamtlich erbracht wurde. Es sei sehr gespannt auf den Abschlussbericht. Gerade in Meckenheim mit der wechselvollen Geschichte, der Zerstörungen durch den 2. Weltkrieg, aber auch den vielen Neubürgern durch die Kommunale Neugliederung sollen die Geschichtsdokumente vorgehalten werden, um die Identität zu bewahren. Er sagte dem Museumsverein die vollste Unterstützung durch die Verwaltung zu. Der Bericht sei eine geeignete Plattform, um das Konzept in die Politik weiterzugeben. Er werde das Papier sorgfältig lesen und sich dann innerhalb der Verwaltung abstimmen.
Heide Simm führte aus, dass 4000 Jahre Geschichte begriffen werden und unbedingt an die nächste Generation weitergegeben werden müsse.
Auch Dr. Köpke betonte das Anliegen des Arbeitskreises, der systematischen Darstellungen der Zeugnisse in einem Museum, so dass eine entsprechende Infrastruktur vorgegeben werden müsse.

Der Arbeitskreis "Stadtmuseum" , in dem alle Fraktionen vertreten gewesen seien, hätte den Abschlussbericht einstimmig erstellt, nachdem ein großer Konsens gefunden werden konnte, was die Einigkeit im Denken dokumentiere.

Der Arbeitskreis sei nun mit der offiziellen Übergabe des Konzeptes an den Bürgermeister der Stadt Meckenheim am Ziel angelangt und lebe ab sofort im Verein "Meckenheimer Stadtmuseum und Kulturforum e.V." weiter.  

Bei der offiziellen Übergabe des Museumskonzeptes:
Co-Dezernent Hans-Karl Müller, Dr. Jörg Köpke  vom Arbeitskreis "Stadtmuseum" ,
Bürgermeister Bert Spilles, Heide Simms und Dr. Volker Boehm
-beide vom Arbeitskreis "Stadtmuseum"